Die Coronavirus-Krise hat gezeigt, dass ein Wettbewerbsvorteil in der Anpassung liegt. Durch die Krise wurden vielerorts Projekte zur Digitalisierung beschleunigt oder auch etwas überstürzt umgesetzt. Bei Natel Profi haben wir die Krise zum Anlass genommen Abläufe zu hinterfragen und falls möglich zu optimieren oder sogar automatisieren. Ein mächtiges Tool dabei ist Microsoft 365. Keine Angst, ich mache hier nicht direkt Werbung für das Produkt, sondern möchte meine gemachten Erfahrungen mit euch teilen.

Wie in vielen Betrieben nutzten wir bereits Outlook für die Verwaltung von Mail, Kalender, Kontakte und teils auch Aufgaben. Dabei verfügen alle Mitarbeiter/-innen ein persönliches Postfach, welches mit Team-Postfächern ergänzt wird.

Der Weg ins Home-Office

Zu Beginn der Krise wechselte ein Teil von uns in Home-Office, um eine mögliche Ansteckung des ganzen Betriebs mit Corona vorzubeugen. Mit diesem Wechsel sind automatisch auch die Herausforderungen an die Zusammenarbeit gekommen. Basierend auf Mail und Outlook wurden täglich Unmengen von Mails herumgeschickt, das ist zwar digital aber hat aus meiner Sicht mit Digitalisierung wenig zu tun.

Auswahl der Tools

Für die Zeit- und Standort unabhängige Zusammenarbeit mussten also Tools her. Eine kurze Recherche bei Google zeigte ein umfangreiches Angebot verschiedener Möglichkeiten. Aber halt, zuerst musste ich definieren was wir genau machen möchten. Denn nur mit der Definition des Bedürfnisses, kann ich anschliessend auch das passende Tool finden. Gesagt getan, kurzum hatten wir einen Katalog mit Anforderungen definiert. In der Zwischenzeit habe ich mich mit der von uns eingesetzten Lizenz von Microsoft 365 beschäftigt. Dabei zeigte sich, dass darin bereits vieles enthalten ist.

Einige dieser Apps entpuppten sich als wahre Helferlein die ich euch nachfolgend mit einigen Worten vorstellen möchte.

E-Mail und Kalender

Die Basis für die Kommunikation. Jedoch hat sich diese Kommunikation auch verändert: Wir versuchen heute weniger Mail zu senden. Als Kriterium haben wir folgenden Grundsatz gewählt: Kann die Frage auch via Nachricht (SMS/WhatsApp) geklärt werden? Wenn ja: Sende die Frage via Teams (ehemals Skype for Business)

Microsoft Teams

Microsoft Teams nutzen wir heute sehr intensiv. Und das sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone oder Tablet. Teams ist eine Drehscheibe für die Zusammenarbeit. Es verfügt über eine Chatfunktion für kurze Nachfragen, Onlinebesprechungen und Videoanrufe für Meetings. Zusätzlich ist es im Hintergrund mit weiteren Diensten wie OneDrive für das Dateimanagement oder Planner für die Aufgabenverwaltung im Team verknüpft.

Microsoft Planner

Mit der Aufgabenverwaltung in Planner gehen keine Termine mehr verloren. Zusätzlich funktioniert die Kommentarfunktion als kleine Historie. Jeder eingetragene Kommentar erhält immer automatisch Zeit und Datum des Eintrags. Dies dient einerseits für die Nachvollziehbarkeit als auch für eine allfällige Nachkalkulation (Zeit). Die Aufgaben können den Teammitgliedern zugeordnet werden und es gibt eine Emailbeanchrichtigung bei verfallenen Terminen. Mit Microsoft Power Automate werden bei uns sogar die verpassten Anrufe aus der 3CX Telefonanlage ganz automatisch als Pendenz eröffnet und der verantwortlichen Person zugeordnet.

Microsoft Bookings

Bookings ermöglicht unseren Kunden die Buchung und Verwaltung von Terminen mit uns. Wir geben das Angebot vor und die Kunden können Zeit mit uns buchen. Bookings greift auf die Kalendereinträge im Outlook zu. So wird verhindert, dass es zu Doppelbuchungen kommt. Bei Bookings können auch Teams Onlinebesprechungen automatisiert gebucht werden. Die Bestätigung sowie Erinnerung erfolgen automatisch aus dem System.

Microsoft Power Automate (ehemals Flow)

Mit diesem Tool habe ich mich leider noch zu wenig auseinandergesetzt. Aktuell wird es nur genutzt um verpasste Anrufe als Aufgabe im Planner zu erfassen. Ich bin aber überzeugt, dass es noch sehr viele weitere Anwendungsmöglichkeiten gibt. Power Automate dient im Wesentlichen zur Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Ich werde wohl später noch einen Beitrag dazu erstellen.

Mein Fazit

Digitalisierung ist ein Projekt welches Zeit braucht. Auch wenn in der Krise die Zeit Mangelware (gewesen) ist, muss Zeit investiert werden damit am Schluss eine optimale Lösung entstehen kann. Wir haben uns die Zeit genommen und verfügen heute über eine Lösung, welche es uns technisch erlaubt, Zeit- und Ortsunabhängig im Team zu arbeiten. Eine weitere Herausforderung beliebt der Sozialkontakt: Die Idee mit „Friday Beer via Onlinemeeting“ wird das nie ersetzen können.

Austausch

Mich interessieren eure Erfahrungen. Schreibt mir diese doch als Kommentar oder via Email. Ich freue mich auf den Austausch.