Die Coronakrise stellte bei unseren Kunden unerwartete Anforderungen bei der Gestaltung des Arbeitsalltags. Gerne teile ich einige unserer Erfahrungen aus dieser Zeit mit euch.

Einsteigen möchte ich mit einer Anfrage, die uns ganz zu Beginn der Krise erreicht hat. Der Kunde hatte entschieden, die Mitarbeiter/-innen ins Homeoffice zu schicken. Die Vorbereitungen dafür wurden bereits vor der Corona-Krise in die Wege geleitet. Es wurden Fragen geklärt wie zum Beispiel ein Zugriff auf die firmeninternen Dokumente funktioniert oder wie Meetings online stattfinden können.  Leider sind bei den Vorbereitungen die Mitarbeiter/-innen des Sekretariats vergessen gegangen.

Die Arbeiten im Sekretariat erfolgen in Teilzeit: Eine Stelle für 2 Personen. Das funktioniert gut solange die Arbeiten im Büro erledigt werden können. Fürs Homeoffice stellen sich neue Herausforderungen: Es wird ein zusätzlicher Laptop und ein zusätzliches Smartphone benötigt, damit der Zugriff auf Kalender, Mails und Daten sichergestellt wird. Das Smartphone wird genutzt, um die telefonische Erreichbarkeit des Sekretariats sicherzustellen.

Anforderung

  1. Anrufsignalisierung der Festnetznummer auf min. 2 Smartphones
  2. Combox-Ansage bei Nichtannahme des Anrufs
  3. Combox SMS Signalisierung auf min. 2 Smartphones
  4. Rückruf vom Smartphone mit Anzeige der Festnetznummer

Unsere Lösung

Die Anrufsignalisierung auf min. 2 Smartphones wurde mit Smart Business Connect Hosted von Swisscom realisiert. Durch den Einsatz der IP-basierten Kommunikationslösung mit virtueller Telefonanlage konnte auch Punkt 2 erfüllt werden: Nach 7 Rufzeichen wird der Anruf auf die Combox der Festnetznummer weitergeleitet. Sobald eine neue Nachricht auf die Combox gesprochen wird, erfolgt ein SMS Versand an die hinterlegten Natel-Nummern der Smartphones.

Die Mitarbeiter/-innen des Sekretariats können anschliessend die Combox abhören und ggf. dem Anrufer zurückrufen. Sollte die Nachricht bereits abgehört sein, kommt beim Abhören der Combox die Info «keine neuen Nachrichten».

Ein zentrales Element in unserer Lösung ist die Möglichkeit zum Anzeigen einer alternativen Rufnummer. Dabei kann der Anruf wie gewohnt über das Smartphone erfolgen. Anstelle der Natel-Nummer wird jedoch in diesem Fall die Festnetznummer angezeigt. So wird sichergestellt, dass ein möglicher Rückruf sicher auf der Festnetznummer ankommt.

Mögliche Einsatzgebiete

Diese Lösung kann bei KMU eingesetzt werden die gerne (oder gezwungenermassen) standortunabhängig arbeiten möchten. Dabei spielt es keine Rolle ob es jemand aus dem Vertrieb oder aus der Geschäftsleitung ist.

Erweiterungen

Die Lösung kann mit Microsoft 365 ergänzt werden. Die Telefonie wird dabei ins Teams integriert und Verpasste anrufe können automatisch Aufgaben im Microsoft Planner erstellen.

Kontakt

Lassen Sie uns meine Lösung diskutieren. Gibt es Optimierungen? Habe ich etwas vergessen? Oder kennen Sie ein KMU welches diese Lösung benötigt? Kontaktieren Sie mich via Mail an daniel@natelprofi.ch oder Telefon 031 318 24 26